Cos’è il Servizio Elettronico di Recapito Certificato
Il Servizio Elettronico di Recapito Certificato (SERC) consente di inviare messaggi elettronici con validità legale e ottenere una prova dell’avvenuta consegna, anche se le comunicazioni vengono inviate verso un’e-mail ordinaria o persino verso un SMS.
Il SERC è un servizio fiduciario disciplinato dal Regolamento Europeo eIDAS, che lo definisce come “un servizio che consente la trasmissione di dati fra terzi per via elettronica e fornisce prove relative al trattamento dei dati trasmessi, fra cui prove dell’avvenuto invio e dell’avvenuta ricezione dei dati, e protegge i dati trasmessi dal rischio di perdita, furto, danni o di modifiche non autorizzate”.
Attraverso tale servizio, quindi, è possibile inviare messaggi ottenendo prove legali relative al contenuto della comunicazione inviata, alla data e l’ora dell’invio e alla data e l’ora della ricezione da parte del destinatario. I messaggi inviati con il SERC producono effetti giuridici e hanno pieno valore probatorio, così come avviene per i messaggi inviati tramite PEC. Tuttavia, SERC e PEC non sono la stessa cosa.
SERC vs PEC
Come è noto, la PEC consente di inviare messaggi di posta elettronica che hanno lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno, fornendo prova legale dell’invio e della consegna del messaggio. Tale prova viene ottenuta tramite la ricevuta di accettazione e la ricevuta di consegna. Uno dei limiti della PEC, tuttavia, è che, se l’indirizzo del destinatario non è un indirizzo PEC, ma un indirizzo di posta elettronica ordinaria, in questo caso non si riceverà alcuna prova di avvenuta consegna del messaggio.
A tale limite pone rimedio il SERC, che fornisce la certezza dell’avvenuta consegna dei messaggi, anche se questi vengono inviati verso una e-mail ordinaria o persino verso un numero di telefono tramite SMS o Whatsapp. Ciò è possibile perché il SERC, oltre a certificare il contenuto della comunicazione, registra e conserva ogni informazione relativa a essa, in ogni sua fase: dalla data e ora di invio e consegna, alla prova dell’avvenuta lettura, accettazione o rifiuto da parte del destinatario.
Quali sono i vantaggi del recapito certificato
L’uso di un servizio elettronico di recapito certificato comporta una serie di vantaggi, tra cui:
- valore probatorio in tutta l’UE: i messaggi inviati hanno piena validità legale in tutti i Paesi UE;
- conformità: il servizio di recapito certificato è conforme al Regolamento eIDAS e anche al Regolamento GDPR sulla protezione dei dati personali;
- tracciabilità in tempo reale: il mittente ottiene in tempo reale le evidenze circa invio e consegna, lettura, accettazione o rifiuto da parte del destinatario;
- nessuna installazione richiesta da parte del destinatario dei messaggi:
- economicità e sostenibilità: l’invio di comunicazioni certificate tramite e-mail ordinarie o SMS evita le raccomandate cartacee. In tal modo si riducono i costi e si riduce l’uso della carta, contribuendo alla salvaguardia dell’ambiente.
Cosa bisogna fare per usare un SERC
Trattandosi di un servizio fiduciario, il SERC può essere fornito soltanto da un Fornitore di Servizi Fiduciari Qualificato (QTSP). Quindi per poter inviare comunicazioni certificate tramite il SERC è necessario rivolgersi a un provider qualificato, acquistando il servizio. Fatto questo, per l’invio dei messaggi basterà usare il software messo a disposizione dal fornitore, accedendo alla piattaforma di quest’ultimo oppure integrando il servizio sul proprio dispositivo tramite API.
Per poter inviare messaggi certificati attraverso un SERC non è richiesta alcuna installazione di software da parte del destinatario. Questo è un enorme vantaggio per il mittente, a cui basta avere l’indirizzo e-mail o il numero di telefono del destinatario per iniziare a usare il servizio.
Il recapito certificato per i professionisti
Tra le categorie che ottengono maggiori vantaggi dall’uso di un servizio di recapito certificato vi sono quei professionisti – come, ad esempio, gli amministratori di condominio, i consulenti legali o gli studi fiscali – che quotidianamente devono inviare comunicazioni, avendo la necessità di ottenere una prova legale dell’avvenuta ricezione dei messaggi da parte dei destinatari.
I casi d’uso in cui il SERC risulta particolarmente vantaggioso possono essere:
- Invio da parte di consulenti legali di diffide ad adempiere o messe in mora per conto dei propri clienti oppure comunicazione dell’avvenuta accettazione o rinuncia del mandato ricevuto;
- Invio da parte di consulenti fiscali alla propria clientela delle comunicazioni relative a scadenze e moduli di pagamento, potendo dimostrare la certezza dell’avvenuta consegna;
- Invio da parte degli amministratori di condominio delle comunicazioni relative, ad esempio, a convocazioni di assemblee, verbali delle riunioni, tabelle millesimali, messe in mora, bilanci.
Il Recapito Certificato per i professionisti di Namirial
Tra i Fornitori di Servizi Fiduciari Qualificati, Namirial ha lanciato recentemente un servizio di recapito certificato dedicato ai professionisti. Il SERC di Namirial è acquistabile in abbonamento e consente di scegliere tra cinque differenti pacchetti di invii annui, con il costo per singolo invio che si riduce all’aumentare del pacchetto di invii che si decide di sottoscrivere.
Il servizio di recapito certificato di Namirial può essere acquistato direttamente sullo shop online Namirial.it. Una volta concluso l’acquisto, si riceverà un’e-mail con un link a un form online, che andrà compilato con i propri dati e che consentirà di cominciare a usare subito il servizio.
