PEC imprese e standard REM: che cosa cambia per le aziende?

PEC Imprese: cosa sta cambiando?

Nata nel 2005 con il DPR n.68/2005, a breve la Posta Elettronica Certificata diventerà PEC Europea, grazie all’adozione del nuovo standard REM (Registered Electronic Mail).

Secondo i dati diffusi da AgID, nell’ultimo quadrimestre del 2023 in Italia erano attive quasi 16 milioni di caselle PEC e sono stati scambiati poco meno di 844 milioni di messaggi.

Tali cifre si spiegano in parte col fatto che la posta elettronica certificata è obbligatoria per società, imprese individuali e professionisti iscritti ad albi, ma soprattutto per i vantaggi della PEC. Tra questi vi è quello di avere la stessa validità di una raccomandata con ricevuta di ritorno, assicurando al tempo stesso l’integrità del suo contenuto e l’inalterabilità dei messaggi scambiati.

Nuovi standard REM: di cosa si tratta

L’attuale PEC non è riconosciuta dagli altri Stati UE e ha validità legale solo in Italia.

Tuttavia, da gennaio 2022 è iniziato un processo di adeguamento al Regolamento europeo 910/2014 – eIDAS e nel giugno 2023 si è avuta la pubblicazione del nuovo standard ETSI EN 319 532-4, grazie al quale nel 2024 si avrà finalmente una Posta Elettronica Certificata valida in tutta Europa.

Quest’ultima dovrà soddisfare i requisiti SERCQ, mentre l’attuale PEC soddisfa i requisiti SERC. In pratica la PEC certifica la data e l’ora di invio e di ricezione dei messaggi e protegge i dati dal rischio di modifiche non autorizzate, ma non garantisce in modo certo l’identità di chi invia e di chi riceve il messaggio. Il SERCQ, invece, è un servizio che permette di trasmettere dati fra terzi per via elettronica fornendo anche la certezza dell’identità del mittente e del destinatario.

PEC impresa: cosa devono fare le imprese per adeguarsi

Per adeguare le caselle PEC imprese agli standard europei sarà necessario:

il riconoscimento dell’identità del titolare della casella;
l’attivazione della verifica mediante due fattori (2FA).

Il riconoscimento dell’identità del titolare della casella è necessario per poter garantire l’attendibilità del soggetto che invia e riceve il messaggio. Essa potrà avvenire mediante:

L’autenticazione a due fattori serve a rafforzare il livello di sicurezza dell’account di posta mediante un doppio controllo per l’accesso al servizio per il quale saranno necessari, oltre alla username e password richiesti anche per l’attuale PEC, anche un codice di autenticazione che verrà inviato su un dispositivo associato mediante notifica push tramite app, token OTP o Token OTP tramite SMS.

Si tratta di due operazioni semplicissime, che richiederanno solo pochi minuti, permettendo di aggiornare la propria casella PEC ai nuovi standard europei. Inoltre, chi dispone di una PEC non dovrà cambiare il suo attuale indirizzo, come pure non cambieranno le normali funzioni del servizio.

Il mancato adeguamento della PEC imprese agli standard europei permetterà, comunque, di utilizzarla per inviare e ricevere messaggi, ma questi saranno privi di valore legale sia in Italia che all’estero.

I vantaggi della PEC europea

La PEC europea avrà due vantaggi rispetto all’attuale PEC italiana:

permetterà di scambiare messaggi con validità legale in tutto il territorio europeo;
aumenterà il livello di sicurezza in modo da contrastare maggiormente eventuali crimini informatici.

Al tempo stesso, la PEC europea continuerà a fornire l’attestazione temporale dell’invio e della ricezione dei messaggi e ad assicurare l’integrità del contenuto.

Le soluzioni Namirial per la PEC imprese

Namirial, azienda multinazionale che fornisce soluzioni software e servizi fiduciari digitali, è tra i principali fornitori PEC in Italia. Le imprese possono scegliere tra tre diverse soluzioni PEC Namirial (Professional, Business ed Enterprise), con pacchetti adatti a ogni tipo di esigenza.

Tutti i pacchetti includono i seguenti servizi:

Invio e consegna certificati da ricevuta di accettazione e di consegna, entrambe valide come prove in sede legale;
Servizio di archiviazione avanzata: salva automaticamente una copia dei messaggi in ingresso e delle ricevute in un’area separata e sicura, con possibilità di acquistare altri giga o esportare un backup per liberare spazio;
Uso della PEC sul client preferito: messaggi e ricevute si possono scaricare direttamente sui dispositivi col proprio client di posta o vi si può accedere via web con qualsiasi browser;
Multiutenza: i collaboratori possono accedere alla casella con il loro account individuale e con permessi personalizzati;
Servizio eFattura: facilita la consultazione delle Fatture Elettroniche ricevute dall’Agenzia delle Entrate sulla casella PEC. Oltre a contrassegnarle con un’apposita immagine consente di visualizzarne un’anteprima semplificata ed eventualmente di spostarle in una nuova cartella;
Notifiche: servizio che permette di abilitare una email non certificata a ricevere un avviso quando si riceve una nuova PEC;
Report: consente di avere un resoconto delle PEC ricevute nelle ultime 24 ore con un report giornaliero ricevuto tramite email o sms;
Spazio Inbox e Archivio ampliabili: servizio a pagamento;
Inoltro messaggi non certificati: permette l’ingresso di messaggi di posta ordinaria nella PEC o, in alternativa, di impostare una email ordinaria nella quale gli stessi verranno reindirizzati;
Filtri:consentono di creare regole dalla webmail per guadagnare tempo automatizzando la gestione della posta;
Massimali: è possibile inviare un singolo messaggio PEC a un massimo di 500 destinatari; ogni messaggio può avere una dimensione massima di 100 MB.