In questo articolo vediamo quali sono le differenze tra firma digitale e autografa. La firma digitale viene definita come l’equivalente elettronico della firma autografa, perché a tutti gli effetti ha lo stesso valore legale di una tradizionale firma con carta e penna.
La differenza principale è che la firma digitale sostituisce il tipico processo di sottoscrizione cartaceo – più lento e costoso e quasi sempre più impegnativo – con un flusso molto più rapido, economico e semplice.
Oltre a validità legale e risparmio economico e ambientale (minore consumo di carta) il digitale assicura altri benefici che semplificano il nostro lavoro. Di seguito vediamo quali sono i vantaggi della firma digitale nelle diverse fasi che caratterizzano la sottoscrizione di un documento.
Preparazione
📝 Firma autografa: quando la firma avviene manualmente, utilizzando carta e penna, è necessario l’incontro fisico tra le parti interessate. O quantomeno è indispensabile che chi deve firmare abbia una copia cartacea del documento e la restituisca firmata alla controparte dopo. Quindi, se si vogliono evitare spostamenti è necessario impiegare metodi alternativi come la stampa e la scannerizzazione dei documenti, l’invio tramite email, fax o raccomandata postale. Alternative che in ogni caso richiedono tempo e risorse a disposizione e, soprattutto, rallentano notevolmente la sottoscrizione.
✔️ Firma digitale: il processo di firma può svolgersi anche a distanza, cioè senza che le parti si incontrino. Il documento viene condiviso in formato digitale e i firmatari possono accedervi direttamente dal loro Pc o smartphone. Non serve procurarsi altri strumenti (stampante, scanner, fax etc.); la procedura permette di “dematerializzare” l’intero processo, cioè evitare del tutto la produzione e lo scambio di documenti cartacei.
Sottoscrizione
📝 Firma autografa: il firmatario appone un segno grafico direttamente sul documento e la sua firma diventa parte integrante dell’atto originale. Per essere accettato come valido, il segno grafico deve essere apposto in maniera indelebile, chiara e leggibile su un supporto cartaceo integro e non danneggiato (soprattutto se si tratta di un’unica copia).
✔️ Firma digitale: per firmare “elettronicamente” bastano pochi clic sul proprio Pc o smartphone. Il firmatario apre il documento con un programma di firma digitale e vi aggiunge la propria firma sotto forma di allegato (risultato automatico di un sistema di codifica crittografica). In questo modo l’originale non risulta compromesso e si genera un nuovo file formato dalla coppia “documento originale + allegato di firma”, che vale come vero e proprio documento firmato.
Verifica
📝 Firma autografa: è difficile stabilire con certezza l’autenticità di una firma autografa. Una falsificazione può sfuggire anche al controllo più attento, soprattutto col passare del tempo. Un confronto visivo potrebbe non essere sufficiente per affermare esattamente da chi e in che data è stata davvero apposta la firma.
✔️ Firma digitale: un documento firmato digitalmente è sempre verificabile. I programmi di firma digitale prevedono un’apposita funzione di verifica con cui chiunque può dimostrare l’autenticità della firma elettronica presente sul documento ed estrarre informazioni precise, come l’identità del firmatario e la data e l’ora esatte della sottoscrizione.
Conservazione
📝 Firma autografa: è sempre bene custodire i documenti firmati come prova di un avvenuto accordo, atto o transazione. Così facendo, inevitabilmente negli anni si tende ad accumulare sempre più documentazione. La firma su carta richiede quindi spazio, ma anche molta cura, per evitare di smarrire o danneggiare documentazione importante.
✔️ Firma digitale: i documenti firmati digitalmente possono essere archiviati sul proprio Pc o su infrastrutture cloud. Possono essere condivisi con altre persone. Non occupano spazio e non si deteriorano nel tempo. Il formato digitale aiuta a tenere tutta la documentazione in ordine e sempre a portata di mano, pronta per essere consultata.
Differenze tra firma digitale e autografa in un’infografica
