Emettere fattura elettronica dal 31 marzo 2015 è fondamentale, in particolare per le imprese che lavorano con la Pubblica Amministrazione. Da un primo bilancio dell’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale) nel periodo che va da giugno 2014 a giugno 2015 sono state 10,2 milioni le fatture elettroniche emesse e gestite dal Sistema di Interscambio (SDI).
Cos’è la fattura elettronica
La fattura elettronica è un documento informatico che viene emesso e archiviato in formato digitale. Come per tutti i documenti informatici, anche per la fattura elettronica è necessario garantire l’integrità del contenuto e l’autenticità del mittente.
Per attestare integrità e autenticità, sia la normativa comunitaria che quella nazionale prevedono l’obbligo di apporre sulla fattura elettronica la firma elettronica qualificata a validità legale, più la marcatura temporale. Inoltre, come vedremo a breve, il file della fattura dovrà avere estensione .xml.
Come emettere fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione
Vediamo come si emette una fattura elettronica verso la PA. Il portale FatturaPA dell’Agenzia delle Entrate prende in considerazione tre soggetti coinvolti nel processo di fatturazione elettronica:
- Operatori economici (imprese e fornitori di servizi che lavorano con la Pubblica Amministrazione)
- Amministrazioni Pubbliche
- Intermediari (poste, banche, istituti finanziari, studi professionali, commercialisti, imprese ICT ecc.)
Per emettere una fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione bisogna svolgere le seguenti operazioni:
1) Predisporre la fattura
Ogni fattura, o lotto di fatture, dovrà essere impostata secondo il formato della FatturaPA. La fattura dovrà contenere il codice Paese, l’identificativo univoco del trasmittente, il progressivo univoco del file.
2) Firmare la fattura
Dal sito di Fattura PA si legge che “ogni file FatturaPA trasmesso al Sistema di Interscambio deve essere firmato dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata”. Questo passaggio consente di garantire l’integrità delle informazioni e l’autenticità del mittente. Sarà necessario, quindi, dotarsi di un kit per la firma digitale e di un software per la firma in grado di apporre la marcatura temporale.
I formati di firma digitale accettati sono due: CAdES-BES (con estensione .xml.p7m) e XAdES-BES (estensione .xml). Ulteriori informazioni sono riportate nel video tutorial che trovate in un articolo in cui spieghiamo come firmare e verificare digitalmente un documento.
3) Inviare la fattura
I file, preparati e firmati, si devono inviare al sistema di interscambio. L’invio può avvenire tramite PEC, via web oppure con uno dei tre servizi: SDICoop – Trasmissione, SDIFTP e SPCoop – Trasmissione. Una volta emessa e trasmessa la FatturaPA, è possibilità monitorare lo stato del proprio file nella sezione “strumenti” del portale.
Quali errori evitare quando si emette una fattura elettronica
Dopo aver visto come emettere fattura elettronica, vediamo quali sono gli errori più comuni da evitare. Tra i più frequenti evidenziati dalla Agenzia delle Entrate vi è il formato. Come detto, il file della fattura elettronica deve avere estensione .xml o .xml.p7m.
Un altro errore che spesso si riscontra è il Nome file non valido. Tale messaggio di errore si genera quando non è rispettata la nomenclatura esatta, ovvero CODICE PAESE – Identificativo univoco del Trasmittente – Progressivo univoco del file.
Infine, può capitare di inviare una seconda volta lo stesso file XML. In questo caso si ottiene l’errore Nome file duplicato. Se, invece, si invia nuovamente una fattura già accettata dallo SDI, si ottiene l’errore Fattura Duplicata.
