Il mosaico della digitalizzazione della PA si sta pian piano mostrando nella sua interezza. A febbraio 2020 l’avvio dell’obbligo di usare il NSO – Nodo Smistamento Ordini per lo scambio dei documenti d’acquisto con le aziende del Servizio Sanitario Nazionale, rappresenterà un ulteriore passo in avanti. Ma non è l’unico all’orizzonte. Per essere sicuri di saper affrontare le sfide che la digitalizzazione presenta alla PA, è necessario capire da subito quali strumenti possono fornire il giusto supporto nell’approcciare questi adempimenti.
Digitalizzazione PA, i vantaggi dell’integrazione
Nel 2020, le aziende si troveranno a dover gestire la fatturazione elettronica, il Nodo Smistamento Ordini e, in arrivo in primavera, la fatturazione elettronica europea. Sarà, poi, la volta anche del DDT, documento di trasporto digitale. L’idea di doversi adattare a tanti adempimenti può causare disagio: sorge il timore di non essere preparati, di scordare sicuramente un aspetto, di venir sanzionati e fare brutta figura con i clienti. La soluzione per non andare nel panico è dotarsi di uno strumento informatico smart, capace di gestire in modo integrato tutte le attività legate ai nuovi obblighi normativi e non trascurare nulla.
La digitalizzazione, infatti, corre in aiuto delle aziende, permettendo di ottenere i vantaggi in termini di risparmio di tempo e costi tipici delle attività di dematerializzazione.
Strumenti di digitalizzazione della PA: cosa devono fare
In questo senso, una soluzione informatica gestionale deve essere in grado di:
- Organizzare in modo sicuro e affidabile i documenti digitali, dalle fatture elettroniche ai documenti d’ordine. Questo significa sia gestirli, condividerli, ma anche archiviarli nel modo più appropriato secondo la legge.
- Lavorare in sinergia con le piattaforme aziendali, come l’ERP, in modo da sfruttare i vantaggi dell’integrazione e automatizzare le procedure.
- Dialogare con gli strumenti della pubblica amministrazione: per esempio, per inviare documenti d’ordine tramite NSO è utile dotarsi di una soluzione legata a un access point Peppol, per svolgere in poche mosse il compito in maniera automatica e veloce.
- Ottimizzare i processi interni: una soluzione informatica integrata rende più facile la quotidianità in ufficio e aiuta a semplificare il lavoro, attraverso l’automatizzazione. Complice la digitalizzazione degli adempimenti documentali, occuparsi di amministrazione sarà facile e veloce, con positive ripercussioni sul personale e anche sull’immagine dell’azienda, che apparirà innovativa ed efficiente ai propri clienti.
È più veloce e facile quindi affrontare le sfide della digitalizzazione della PA e in particolare il ciclo attivo dell’ordine, dalla produzione del documento d’ordine in formato standard internazionale UBL XML per NSO fino alla fatturazione elettronica.
La digitalizzazione della PA: archiviazione e sicurezza
Rispettare gli adempimenti previsti dalla digitalizzazione della PA significa anche aver cura di gestire i documenti fiscali e commerciali una volta concluso il ciclo dell’ordine. Fatture elettroniche, documenti di trasporto, fascicoli e ordini elettronici grazie a una soluzione informatica gestionale possono essere archiviati con precisione. Così, si possono consultare ogni volta che ce n’è bisogno, per esempio in caso di controlli da parte delle autorità.
Sul mercato ci sono sistemi che permettono di archiviare anche con modalità drag and drop, trascinando il documento in un’apposita casella del software gestionale. Facile e veloce. Non solo: un software idoneo all’archiviazione permette anche la catalogazione delle email, magari integrandosi con i gestori di posta elettronica in modo che la procedura sia automatica. In questo modo, anche la corrispondenza sarà conservata con cura e pronta a essere consultata all’occorrenza.
Normativa dell’archiviazione digitale per la PA
L’archiviazione non è una pratica superflua o evitabile. Va ricordato che il CAD – Codice dell’amministrazione digitale prevede la conservazione a norma di alcune tipologie di documento, come la fattura elettronica. Questa va attuata affidandosi a gestori certificati Agid, per garantire il corretto rispetto delle regole e la sicurezza. A proposito di sicurezza, una soluzione gestionale affidabile garantisce anche una maggiore protezione dei documenti, nonché dei dati che contengono, rispetto a strumenti meno innovativi – come può essere il salvataggio di un documento sul desktop del proprio computer.
Digitalizzazione della PA e risparmio per le imprese
Automatizzazione, velocizzazione, sicurezza: la digitalizzazione della PA fa risparmiare le aziende, attraverso la dematerializzazione. Per questo l’adempimento agli obblighi diventa un’opportunità, per offrire servizi innovativi ed essere competitivi. Un’occasione da cogliere dotandosi degli strumenti più adatti per gestire al meglio fattura elettronica, ordini elettronici, la fattura elettronica europea e gli altri documenti digitali.
In un quadro generale che punta al risparmio e all’eliminazione degli sprechi come valori da perseguire, anche i software di gestione documentale abbracciano questa filosofia. I costi di acquisizione e manutenzione sono irrisori, né se ne presentano di nuovi nel corso del tempo. Investire in strumenti informatici di questo tipo non richiede l’impiego di budget elevati, al contrario servirsi di questi mezzi e adeguarsi alla digitalizzazione della PA ha un impatto positivo sulle finanze aziendali.
