Quali sono le 10 cose che bisogna assolutamente sapere sulla Pec? Lo vediamo in questo articolo.
La Posta Elettronica Certificata (meglio conosciuta semplicemente come PEC) è il sistema di comunicazione digitale che consente a due o più soggetti di scambiarsi messaggi, con validità legale equiparata a quella di una raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno.
Nonostante il suo utilizzo sempre più diffuso, sono tanti gli aspetti legati alla PEC che in molti ancora non conoscono. Per un uso più consapevole di quello che ormai è diventato uno strumento indispensabile nel lavoro di tutti i giorni, scopriamo quali sono le 10 cose che bisogna assolutamente conoscere sulla PEC.
Chi è obbligato ad avere la Posta Elettronica Certificata?
Avere un indirizzo PEC è obbligatorio per: professionisti, ditte individuali, società di qualunque tipo e pubbliche amministrazioni.
In base all’articolo 16 del D.L. 185/2008, i professionisti iscritti in albi ed elenchi e le società sono tenuti a dotarsi di PEC con l’obbligo di comunicarlo ai propri ordini, collegi o, nel caso delle società, al Registro delle Imprese. Il D.L. 76/2020 (Decreto Semplificazioni) ha rafforzato tale obbligo per tutte le imprese a partire dal 1° ottobre 2020, inasprendo le sanzioni in caso di inadempienza.
In base all’articolo 5 del Dl 179/2012, anche le ditte individuali hanno dovuto comunicare il proprio indirizzo PEC al Registro delle Imprese o all’Albo delle imprese artigiane.
Per le pubbliche amministrazioni, l’art. 47 del D.Lgs. 82/2005 (il CAD, Codice dell’Amministrazione Digitale) ha introdotto l’obbligo di dotarsi di almeno una PEC per ciascun registro di protocollo. Dal 1° luglio 2013 le PA non possono accettare o effettuare in forma cartacea le comunicazioni di cui all’articolo 5-bis, comma 1, del CAD. In tutti i casi in cui non è prevista una diversa modalità di comunicazione telematica, le comunicazioni avvengono mediante PEC.
Cosa rischia un professionista senza PEC?
Gli Ordini e i Collegi sono tenuti a controllare che i professionisti comunichino loro la PEC, potendo esercitare nei loro confronti un’azione di diffida. In base all’articolo 16, commi 7 e 7-bis del Dl 185/2008, l’Ordine o Collegio professionale che ometta la pubblicazione o rifiuti di comunicare i dati identificativi dei propri iscritti ed i relativi indirizzi PEC può essere sciolto o commissariato. Il D.L. 76/2020 (Decreto Semplificazioni) prevede la sospensione per il professionista iscritto in un albo o elenco tenuto dallo Stato che non comunichi il proprio domicilio digitale.
I professionisti non iscritti ad albi, come gli amministratori di condominio o gli informatici, devono avere la PEC?
Sì, se si parla di professionisti soggetti agli obblighi antiriciclaggio, ad esempio, perché svolgono servizi “in maniera professionale, anche nei confronti dei propri associati o iscritti, attività in materia di contabilità e tributi”. Ciò in base al provvedimento congiunto dell’Agenzia delle Entrate e della Guardia di Finanza (8 agosto 2014 prot. N. 2014/105953), secondo cui i professionisti, tranne quelli appartenenti a uno specifico elenco di ordini e collegi professionali, dovevano comunicare la PEC entro il 31 ottobre 2014 direttamente all’Agenzia. Negli altri casi la risposta è negativa, perché l’articolo 16, comma 7 del Dl 185/2008 si riferisce espressamente ai soli professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge dello Stato.
La posta elettronica certificata ha valore legale? E, se sì, di che tipo?
La PEC ha lo stesso valore legale della tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento. Infatti, il gestore della PEC invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. Allo stesso modo, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna del messaggio con precisa indicazione temporale.
Qual è la differenza tra firma digitale e Posta Elettronica Certificata?
La firma digitale è un meccanismo che serve a sottoscrivere un documento in formato elettronico; la PEC invece è un mezzo di trasmissione in grado di identificare univocamente il mittente e il destinatario di un messaggio di posta elettronica e di attestarne i momenti di invio e ricezione. Ne consegue che, mentre la firma digitale è uno strumento idoneo a comprovare la provenienza e l’autenticità di un documento informatico, la posta elettronica certificata dimostra l’invio e la ricezione del messaggio ma non garantisce, di regola, il contenuto del documento o dei documenti allegati né il valore legale agli allegati.
Quali vantaggi ci sono ad usare la PEC?
La PEC può essere utilizzata per la trasmissione di tutti i tipi di informazioni e documenti in formato elettronico, consentendo di certificare l’invio, l’integrità e l’avvenuta consegna del messaggio con precisa indicazione temporale.
Cosa succede se il professionista usa la PEC per comunicare con un cliente, ma questi ha un normale indirizzo email non certificato?
La PEC in questo caso ha valore di una semplice mail che non consente di certificare l’invio, l’integrità e l’avvenuta consegna del messaggio scambiato tra il Gestore di PEC del mittente e il destinatario, essendo esso privo dello stesso tipo di gestore.
La parcella concordata con un cliente via email ha valore legale?
L’accettazione da parte del cliente della parcella via email ha valore giuridico. Il vantaggio della PEC è la prova legale dell’avvenuta ricezione.
La posta elettronica certificata è obbligatoria nei rapporti con la PA?
No, la PEC non è obbligatoria né per l’invio delle fatture né per altri tipi di comunicazioni con le pubbliche amministrazioni.
La PEC può sostituire la fattura elettronica, ora obbligatoria nei confronti delle PA centrali e periferiche?
No, la PEC non può sostituire la fattura elettronica, ma può essere utilizzata – in alternativa agli altri canali previsti dalla normativa, come l’invio via internet – per trasmettere alla PA le fatture elettroniche correttamente formate.
